Lieber Leser,
das Corona-Virus hat unser aller Leben verändert. Natürlich gehen auch wir sehr verantwortungsvoll mit der veränderten Situation um und haben deshalb unsere Arbeitsweise auf den Prüfstand gestellt und teilweise angepasst!
Zunächst können wir konstatieren, dass wir alle unsere Beratungsangebote aufrechterhalten können! Unsere Team-Mitglieder haben auch in der Vergangenheit bereits erfolgreich zusammengearbeitet, obwohl sie jeder für sich in Büros tätig sind, die über ganz Deutschland verteilt sind. Neben den gängigen Kommunikationswegen (Email, Mobiltelefon und SMS) verwenden wir seit Jahren eine gemeinsame Datenvernetzung (papierloses Büro) sowie leistungsstarke Tools für Telefon- und Webkonferenzen.
Was ist seit März 2020 neu bzw. anders?
Wir hinterfragen die Notwendigkeit einer jeden Dienstreise! Das tun wir zusammen mit allen Beteiligten, also mit unseren Kunden, Partnern und Kollegen.
- Wenn es eine Alternative zur Reise gibt, verzichten wir auf die Reise. Wenn sich dadurch reduzierte Aufwendungen (Zeit und Kosten) ergeben, werden diese Vorteile an unsere Kunden weitergegeben.
- Wenn eine Reise notwendig ist, planen wir diese besonders sorgfältig und sorgen so dafür, dass alle möglichen Präventionsmaßnahmen getroffen werden.
Welche Alternativen gibt es zur Dienstreise?
- Webkonferenzen sind möglich für den fachlichen Austausch, für Präsentationen und Absprachen.
- Weite Teile der Projektarbeit können mit Webkonferenzen erfolgreich erledigt werden. Sie sollten nicht länger als 2 Stunden dauern. Die Erfahrungen zeigen, dass Webkonferenzen sehr diszipliniert ablaufen. Mittlerweile sind auch die allermeisten Teilnehmer technisch entsprechend ausgerüstet und geübt.
- Shopfloor-Besichtigungen können online erfolgen, indem vor Ort ein Smartphone als Kamera verwendet wird. Vor-Ort-Einblicke können aber auch per Videos und Fotos gewährt werden.
- Webinare werden für Seminare und Schulungen eingesetzt.
Wann sind Dienstreisen auch in Corona-Zeiten sinnvoll?
- Kennenlern-Termine sind dann persönlich erforderlich, wenn es um eine längerfristige strategische Zusammenarbeit geht.
- Der Mensch als soziales Wesen: Wir suchen das persönliche Gespräch, um Vertrauen aufzubauen und sich näher kennenzulernen. Viele Menschen brauchen den persönlichen Kontakt, um sich auf eine Zusammenarbeit einlassen zu können.
- Strategie-Workshops empfehlen sich nicht durchgängig für Webkonferenzen. Hier ist ein Mix von persönlichen Treffen und Webkonferenzen sinnvoll.
- Auf jeden Fall nehmen wir die von offizieller Stelle empfohlenen oder vorgeschriebenen Präventionsmaßnahmen sehr ernst. Wie hoch wird die aktuelle Ansteckungsgefahr auf der Reiseroute und am Treffpunkt bewertet?
Was ist bei der Durchführung von Dienstreisen zu beachten?
- Die An- und Abreise erfolgt durch möglichst sichere Verkehrsmittel. Wir bevorzugen heute das eigene Auto; das war bis Februar 2020 anders – da haben wir meist den Zug genommen. Ist mit Behinderungen an Landes- oder Staatsgrenzen zu rechnen?
- Wir versuchen ohne Übernachtungen auszukommen. Das kann bedeuten, dass die An- und Abreisezeiten zunehmen und die Vorortzeiten nicht so flexibel sind, wie sonst üblich.
- Bei allen persönlichen Treffen werden die Regeln der Räumlichen Distanzierung eingehalten: Abstand, kein Händeschütteln, Tragen von Mundschutz, häufiges Händewaschen und -desinfizieren.
- Die Treffen werden dann auf einen möglichst geringen Personenkreis beschränkt.
- Der Besprechungsraum sollte möglichst groß und gut zu belüften sein.
- Vor Ort sollten Möglichkeiten zur Hand- und Flächendesinfektion bestehen.
Die Corona-Ampel für unsere Leistungen:
Grün Problemlos in Corona-Zeiten durchführbar. Auf Reisen kann – sofern gewünscht – ganz verzichtet werden.
Gelb Auch diese Aufgaben sind in Corona-Zeiten durchführbar. Allerdings sind einige Reisen nicht vermeidbar. Dazu sind entsprechende Vorbereitungen und Absprachen erforderlich.
Rot Diese Aufgaben sind in Corona-Zeiten nicht sinnvoll durchführbar und müssen auf später verschoben werden.
Grün
FTS-Erstberatung
- Die beiden Besuchstermine, die standardmäßig zur FTS-Erstberatung gehören, können durch mehrere Webkonferenzen ersetzt werden. Eine weitere Variante ist die Durchführung eines einzigen persönlichen Besuchstermins und die anschließende Bearbeitung mittels Webkonferenzen.
- Wir arbeiten mit der FTS-Checkliste als Grundlage einer Datensammlung im FTS-Projekt. Die ausgefüllte Checkliste wird ergänzt durch Layout, Transportmatrix, Fotos und Videos von der Produktionsumgebung.
- Lösungsansätze/Hinweise auf bestimmte Themen (Sicherheit, Boden, Organisation usw.) werden von uns ausformuliert und in einer Präsentation festgehalten.
- Webkonferenzen zur Präsentation/Diskussion werden in kleineren Sektionen abgehalten. Vorbereitete Präsentationen werden vorher zugeschickt, damit die Webkonferenz strukturiert und gestrafft stattfinden kann. Abschließend Diskussion von offenen Fragen.
Fixpreise:
| Standard mit 2 Besuchsterminen vor Ort: | 3.750,- € |
| Nur 1 Besuchstermin vor Ort: | 3.375,- € |
| Kein Besuchstermin vor Ort: | 3.000,- € |
Grün
Konzeptfindung
- In den meisten Fällen ist es möglich, auf Vorort-Präsenzen zu verzichten. Wir arbeiten auf der Basis von Checklisten, Layouts, Transportmatrizen sowie Fotos und Videos.
- Zeitlich begrenzte Webkonferenzen mit klarer AGENDA führen zu zügigen Ergebnissen.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Grün
Lastenheft Erstellung
- Hier sind bereits Vorarbeiten gelaufen. Für die reine Lastenheft-Erstellung und -Präsentation kann auf Reisen verzichtet werden.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Grün
Angebotsvergleich
- Der technische Angebotsvergleich kann ohne Reisetätigkeit erfolgen.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Grün
Pflichtenheft-Check
- Beim Pflichtenheft-Check kommt mit dem beauftragten FTS-Lieferanten ein weiterer Kommunikationspartner hinzu. Trotzdem ist diese Aufgabe generell ohne Reisetätigkeit möglich.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Gelb
Projektbegleitung
- Die Projektbegleitung betrifft einerseits die Inbetriebnahme des FTS beim Auftraggeber. Hier wird es nicht ohne persönliche Vorort-Präsenzen gehen. Aus der Ferne ist der Inbetriebnahme-Fortschritt kaum zu beurteilen. Allerdings kann die Anzahl der Reisen minimiert werden. So muss nicht jeder Regeltermin der Projektleitung vor Ort stattfinden.
- Sie betrifft andererseits die Vorabnahmen von Hard- und Software beim FTS-Lieferanten. Auch hier ist der Besuch beim FTS-Lieferanten und die Begutachtung der Prototypen vor Ort erforderlich.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Gelb
Abnahmebegleitung
(inkl. Leistungs- und Verfügbarkeitstests)
- Die Durchführung der Abnahmen erfordert die Vor Ort-Präsenz.
- Eine akribische Planung kann die Dauer der Vor Ort-Präsenz begrenzen.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Gelb
Safety-Check
- Der Safety-Check muss persönlich vor Ort geschehen. Letztlich muss die laufende Anlage beurteilt werden.
- Eine akribische Planung kann die Dauer der Reisen verkürzen; die Ausarbeitung und Präsentation der Ergebnisse erfolgt per Webkonferenz.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Gelb
Gutachten / Schlichtung
- Für die Erstellung eines Gutachtens bezüglich einer nicht oder schlecht laufenden Anlage ist die Begutachtung vor Ort erforderlich.
- Eine akribische Planung kann die Dauer der Reisen verkürzen; die Ausarbeitung und Präsentation der Ergebnisse erfolgt per Webkonferenz.
- Die kalkulierten Kosten werden durch den Verzicht auf Reisen eher sinken.
Grün
Risikoanalysen / Sicherheitsthemen
- Risikoanalysen und Ausarbeitungen zu Sicherheitsthemen können ohne eine Vor Ort Präsenz erfolgen. Der Auftraggeber muss von den kritischen Elementen/Maschinen/Anlagen entsprechende Fotos und Videos erstellen und die zugehörige Dokumentation digital zur Verfügung stellen.
Gelb
Strategieberatung
- Bei einer Strategieberatung kommt es besonders auf beste Kommunikation zwischen allen Beteiligten an. Hier sind so viele persönliche Treffen und Besprechungen empfehlenswert wie möglich bzw. wie vertretbar.
- Wenn persönliche Treffen nicht möglich sind, ist eine sehr gute technische Ausstattung für die Webkonferenzen sowie deren Beherrschung von besonderer Bedeutung.
- Die AGENDA der Webkonferenzen ist so genau wie möglich festzulegen. Vorab muss es einen Plan geben, wann welche Webkonferenz durchgeführt wird.
Grün
Seminare und Schulungen
- Seminare und Schulungen können als Webinare durchgeführt werden. Persönliche Treffen sind nicht erforderlich.
- Das Forum-FTS ist dabei, entsprechende Angebote zu erarbeiten. Bitte sprechen Sie uns bei Bedarf an!